Piste d’audit fiable (PAF) : définition et informations clés !

Obligation légale, principe, méthodologie, la piste d’audit fiable est entrée en vigueur en 2013, mais elle suscite encore beaucoup d’interrogations dans les entreprises. L’objectif de la PAF est triple. Renforcer la sécurité des processus de facturation, favoriser leur dématérialisation et lutter contre la fraude à la TVA ! Chez Actif conseil, nous avons à cœur de vous aider à y voir plus clair. Alors découvrez dans cet article les informations essentielles à connaître pour mettre en conformité votre entreprise avec cette obligation !

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

En tant qu’entreprise, la réglementation vous impose la mise en place de contrôle interne et permanent dans la gestion de vos factures. C’est la piste d’audit fiable. Votre process de facturation doit être sécurisé et documenté tout en reposant sur trois grands principes : intégrité, authenticité et lisibilité. Et ce, pour tous vos flux non réalisés dans un format électronique sécurisé c’est-à-dire pour tous les formats papiers, PDF, mails, courriers qu’ils soient reçus ou émis.

Cette obligation de contrôle doit vous permettre de prouver à l’administration fiscale le sérieux et le respect de vos process en matière de facturation.

Pourquoi la PAF, qui est concerné ?

Sont concernées par cette obligation toutes les entreprises amenées à émettre ou recevoir des factures éditées sous un autre process que la signature électronique RGS ou EDI. Dès lors, vous devez sécuriser tous vos processus de facturation avec une documentation PAF.

 L’objectif de cette mesure est ainsi :

– d’éviter les fraudes inhérentes à la déductibilité de la TVA

– de vérifier la réalité économique, commerciale et financière ainsi que le cycle de vie de vos transactions

La PAF s’adresse et sert aussi bien à votre entreprise qu’à l’administration fiscale.

Comment la mettre en place dans votre entreprise ?

Mais quelle méthodologie devez-vous adopter pour mettre en place une PAF conforme à la législation ? Pour commencer, la documentation de votre piste d’audit fiable dépendra de la taille de votre entreprise. Une documentation orale suffira pour les TPE. Les PME quant à elle devront la documenter de manière écrite et synthétique. Les grands groupes devront produire une documentation écrite également, mais détaillée.

Elle doit donc contenir ensuite :

– votre processus de facturation en identifiant clairement les parties prenantes qui interviennent

– l’identification de tous les contrôles mis en place

– la conformité des prestations et services livrés

– l’organisation et les responsabilités des systèmes impliqués

Sanctions et contrôles : que risque-t-on sans piste d’audit fiable conforme ?

Les contrôles vont reposer sur le fait que votre entreprise respecte les 3 grands principes fondamentaux de la facturation :

 – l’authenticité de la facture et son origine

– son intégrité

– sa lisibilité

Lors d’un contrôle par l’administration fiscale les sanctions encourues en cas de défaillance de votre PAF sont bien réelles même si cette obligation est encore méconnue pour de nombreuses entreprises. Dès lors, en cas de non-respect ou de présentation en bonne et due forme de celle-ci l’entreprise pourrait se voir opposer :

– un rejet de la déduction de la TVA pour les factures reçues

– une remise en cause de du caractère original des factures émises ainsi qu’une pénalité à hauteur de 50 % de l’opération (ramenée à 5 % si l’entreprise peut justifier l’opération dans les 30 jours suivant la mise en demeure)

– le versement de 15 € de pénalité pour chaque omission ou inexactitude dans la PAF.

PAF : une obligation légale, mais aussi une opportunité pour votre entreprise !

Nous l’avons vu, la documentation PAF vous impose de mettre à plat l’ensemble de vos processus de facturation. Mais au-delà de son obligation n’est-ce pas une opportunité d’identifier des leviers d’amélioration dans vos process et ainsi de les optimiser ? N’attendez pas la généralisation de la facture électronique prévue en 2026 pour protéger votre entreprise en cas de contrôle fiscal !

 Actif conseil accompagne ses clients dans la constitution de leur PAF. N’hésitez pas à nous contacter !

 

 

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