Obligation légale, principe, méthodologie, la piste d’audit fiable est entrée en vigueur en 2013, mais elle suscite encore beaucoup d’interrogations dans les entreprises. L’objectif de la PAF est triple. Renforcer la sécurité des processus de facturation, favoriser leur dématérialisation et lutter contre la fraude à la TVA ! Chez Actif conseil, nous avons à cœur de vous aider à y voir plus clair. Alors découvrez dans cet article les informations essentielles à connaître pour mettre en conformité votre entreprise avec cette obligation !

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

En tant qu’entreprise, la réglementation vous impose la mise en place de contrôle interne et permanent dans la gestion de vos factures. C’est la piste d’audit fiable. Votre process de facturation doit être sécurisé et documenté tout en reposant sur trois grands principes : intégrité, authenticité et lisibilité. Et ce, pour tous vos flux non réalisés dans un format électronique sécurisé c’est-à-dire pour tous les formats papiers, PDF, mails, courriers qu’ils soient reçus ou émis.

Cette obligation de contrôle doit vous permettre de prouver à l’administration fiscale le sérieux et le respect de vos process en matière de facturation.

Pourquoi la PAF, qui est concerné ?

Sont concernées par cette obligation toutes les entreprises amenées à émettre ou recevoir des factures éditées sous un autre process que la signature électronique RGS ou EDI. Dès lors, vous devez sécuriser tous vos processus de facturation avec une documentation PAF.

 L’objectif de cette mesure est ainsi :

- d’éviter les fraudes inhérentes à la déductibilité de la TVA

- de vérifier la réalité économique, commerciale et financière ainsi que le cycle de vie de vos transactions

La PAF s’adresse et sert aussi bien à votre entreprise qu’à l’administration fiscale.

Comment la mettre en place dans votre entreprise ?

Mais quelle méthodologie devez-vous adopter pour mettre en place une PAF conforme à la législation ? Pour commencer, la documentation de votre piste d’audit fiable dépendra de la taille de votre entreprise. Une documentation orale suffira pour les TPE. Les PME quant à elle devront la documenter de manière écrite et synthétique. Les grands groupes devront produire une documentation écrite également, mais détaillée.

Elle doit donc contenir ensuite :

- votre processus de facturation en identifiant clairement les parties prenantes qui interviennent

- l’identification de tous les contrôles mis en place

- la conformité des prestations et services livrés

- l’organisation et les responsabilités des systèmes impliqués

Sanctions et contrôles : que risque-t-on sans piste d’audit fiable conforme ?

Les contrôles vont reposer sur le fait que votre entreprise respecte les 3 grands principes fondamentaux de la facturation :

 - l’authenticité de la facture et son origine

- son intégrité

- sa lisibilité

Lors d’un contrôle par l’administration fiscale les sanctions encourues en cas de défaillance de votre PAF sont bien réelles même si cette obligation est encore méconnue pour de nombreuses entreprises. Dès lors, en cas de non-respect ou de présentation en bonne et due forme de celle-ci l’entreprise pourrait se voir opposer :

- un rejet de la déduction de la TVA pour les factures reçues

- une remise en cause de du caractère original des factures émises ainsi qu’une pénalité à hauteur de 50 % de l’opération (ramenée à 5 % si l’entreprise peut justifier l’opération dans les 30 jours suivant la mise en demeure)

- le versement de 15 € de pénalité pour chaque omission ou inexactitude dans la PAF.

PAF : une obligation légale, mais aussi une opportunité pour votre entreprise !

Nous l’avons vu, la documentation PAF vous impose de mettre à plat l’ensemble de vos processus de facturation. Mais au-delà de son obligation n’est-ce pas une opportunité d’identifier des leviers d’amélioration dans vos process et ainsi de les optimiser ? N’attendez pas la généralisation de la facture électronique prévue en 2026 pour protéger votre entreprise en cas de contrôle fiscal !

 Actif conseil accompagne ses clients dans la constitution de leur PAF. N’hésitez pas à nous contacter !

Chers clients,

Afin d’améliorer votre expérience utilisateur sur nos solutions iSuite, nous réalisons de nouveaux travaux sur notre infrastructure réseau.

Aussi, quelques perturbations sont à prévoir sur ces services le mercredi 10/11/2021 entre 12h30 et 14h00.

Nous nous excusons pour la gêne occasionnée et mettons tout en œuvre pour que cette intervention se passe au mieux.

Cette loi, ayant été décrétée dans le cadre de l’état d’urgence, n’a pas bénéficié du débat parlementaire, et revêt, de fait, un caractère d’imprécision sur bien des aspects.

Comme pour la loi sur le chômage partiel, nous nous attendons à des décrets modificatifs qui viendront préciser les contours de cette dernière au fur et à mesure des remontées syndicales constatées sur le terrain.

Nous attirons cependant votre attention sur le fait que la loi ne parle en aucun cas de licenciement, mais bien de suspension du contrat.

D’autre part, nous vous rappelons que les syndicats siègent aux prud’hommes et qu’un certain nombre d’entre eux sont contre cette loi qui divise notre société.

Nous craignons donc que les licenciement basés sur ces motifs soient rejetés par les prud’hommes.

Nous vous conseillons, dans la mesure du possible, d’agir en amont des incidents qui pourraient survenir en faisant valider par vos salariés les mesures qui pourraient être envisagées si le cas de non présentation des justificatifs devait survenir.

• Pour les entreprises ayant un CSE, faire valider la démarche par ce dernier.

• Pour les plus petites entreprises, établir une note de service décrivant les démarches et solutions envisagées, contresignée par les salariés.

Les possibilités dont vous bénéficiez avant d’en arriver aux congés sans soldes sont les suivantes :

• Mise en congés payés du salarié avec l’accord de ce dernier, à défaut, vous devrez respecter un délai de prévenance d’un mois
• Télétravail lorsque le poste le permet
• Reclassement à un poste qui ne serait pas soumis aux obligations de ladite loi (cela nécessite au préalable une classification des postes présents en entreprises)
• Proposition de formation (selon le plan de formation qu’il conviendra peut être de réactiver)
• Congés sans solde

L’entretien devant intervenir au bout des 3 jours de suspension, dans le cadre d’absence du pass sanitaire, devra, à notre sens être fait, dans un endroit n’entrant pas dans le cadre de l’obligation de présentation du pass.

Dans tous les cas, nous vous conseillons fortement d’avoir l’accord écrit du salarié, quelque soit la solution envisagée.

Nos équipes se tiennent à votre disposition pour répondre à vos interrogations, dans la limite de l’imprécision de cette loi.

Afin de vous apporter le meilleur service, et d’améliorer votre expérience utilisateur, nous faisons évoluer notre infrastructure informatique pendant la période de fermeture du cabinet, entre le 09/08/2021 et le 22/08/2021.

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L'équipe d'Actif vous remercie et vous souhaite d'agréables vacances d'été.

Quelles démarches pour en bénéficier ?

C'est le constat effectué par 46% des DRH français, qui considèrent que ce manque de main d'œuvre empêche un employé de réaliser l'ensemble de ses tâches journalières.

Il n'est pas toujours possible de récupérer la TVA sur l'achat d'un véhicule de société.

Les véhicules exclus du droit à déduction de la TVA doivent répondre à deux critères cumulatifs. Tout d'abord, il s'agit de ceux qui sont conçus pour transporter des personnes ou à usages mixtes. C'est le cas notamment de tous les véhicules qui sont réceptionnés par le service des mines (directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement) comme "voitures particulières" (VP) (*), rappelle l'administration fiscale. Cependant, la seule homologation de "véhicule utilitaire" (VU) ne suffit pas pour récupérer la TVA, prévient-elle.

Cabine approfondie

Il convient d'examiner les caractéristiques intrinsèques du bien. Ainsi, une voiture à "cabine approfondie" qui dispose de 5 places "dont 3 peuvent être escamotées afin d'agrandir l'espace de chargement" est considérée comme conçue pour un usage mixte et donc exclue du droit à déduction de la TVA. Une solution retenue pour des automobiles Peugeot Partner et Renault Kangoo (notamment Conseil d'Etat du 30 mars 2007). En revanche, la TVA est récupérable pour les véhicules utilitaires tels que les camionnettes ou les fourgons conçus pour le transport de marchandises, quand bien même ils sont équipés d'une cabine approfondie "comprenant, le cas échéant, une banquette" (réponses ministérielles de mai et juin 2010).

Par ailleurs, le droit à déduction s'applique aux véhicules dits "dérivés VP" qui ne comportent que deux places et qui sont commercialisés sous les appellations "société", "affaire" ou "entreprise" (réponse ministérielle de 2010 notamment).

Cas particulier des 4x4

Pour les véhicules de type 4x4 pick-up, difficile de fixer une règle systématique, souligne l'administration. Toutefois, il est indiqué que les engins équipés d'une "simple cabine" ouvrent droit à déduction. Il peut s'agir de deux sièges ou d'une banquette, ou d'une "simple cabine approfondie dans laquelle sont placés, outre les sièges ou la banquette avant, des strapontins destinés à faire l'objet d'un usage occasionnel" (plusieurs réponses ministérielles). Dans ces situations, les véhicules présentent un caractère utilitaire "dans la mesure où leur volume de chargement demeure important". Ce qui n'est pas le cas pour les 4x4 qui "comportent 4 à 5 places assises hors strapontins", et pour lesquels la déductibilité n'est pas applicable.

Véhicules destinés à la revente à l'état neuf

Second critère à prendre en compte : les véhicules particuliers ou à usage mixte sont exclus du droit à déduction seulement lorsqu'ils constituent des immobilisations. Il en est ainsi des voitures particulières utilisées par les entreprises industrielles et commerciales pour assurer le transport de leur personnel, indique l'administration. En revanche, il est possible de récupérer la TVA pour les véhicules présentant le caractère d'éléments de stock. Les concessionnaires ou négociants peuvent donc opérer une déduction de la taxe ayant grevé l'achat de tout véhicule qu'ils destinent à la revente à l'état neuf, est-il précisé. A noter que les véhicules de démonstration sont assimilés, au moment de leur revente, à des véhicules d'occasion et sont donc exclus du droit à déduction, selon une jurisprudence du Conseil d'Etat.

Déduction des radio-téléphones sous conditions

Qu'en est-il des éléments accessoires ? Ils suivent en principe le même traitement fiscal que le véhicule dans lequel ils sont installés. Cependant, les radio-téléphones ne sont pas considérés comme tels car "ils ne sont pas fixés à demeure" et "peuvent donc être retirés sans dommage". Ils ouvrent donc droit à déduction même lorsqu'ils sont montés dans des véhicules eux-mêmes exclus de ce droit, précise l'administration. Les autres conditions de droit commun doivent en revanche être remplies : utilisation pour les besoins de l'activité taxable à la TVA et détention d'une facture établie au nom du redevable. De plus, en cas d'utilisation privative partielle du radio-téléphone, le redevable doit soumettre à imposition la prestation de services à soi-même.

(*) L'article R 311-1 du code de la route définit les catégories de véhicules.

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