Documents administratifs : Quels documents conserver ? Quels sont leurs délais de conservation ?

Vous venez de débuter votre activité et vous voila submergé sous les papiers administratifs à ne plus savoir quoi en faire ? Ou bien vous venez à l'instant d'ouvrir un classeur à archive poussiéreux dans votre étrangère au fond de votre bureau et vous vous demandez quoi faire de ces documents ?

Peut importe votre situation, vous en arrivez surement à cette conclusion : Lesquels dois-je garder ?

Ça tombe bien nous avons la réponse pour vous faciliter la tâche. Vous trouverez dans notre article tous les documents à conserver ainsi qu'une fiche téléchargeable qui récapitule l'ensemble de notre article. Vous pourrez ainsi avoir ce pense-bête avec vous.

Les documents civils et commerciaux

  • Contrats et conventions conclus dans le cadre d'une
    relation commerciale
  • Documents bancaires
  • Documents établis pour le transport de
    marchandises

Délai de conservation : 5 ans

  • Documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt brevet, marque, dessin et modèle)

Délai de conservation : 5 ans à partir de la fin de la protection

  • Déclarations en douane

Délai de conservation : 3 ans

  • Contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers

Délai de conservation : 30 ans

  • Factures (clients ou fournisseurs)
  • Contrats conclus par voie électronique
  • Correspondances commerciales telles que les bons de commande, les bons de livraison…

Délai de conservation : 10 ans

  • Garanties pour les biens ou services fournis au consommateur

Délai de conservation : 2 ans

  • Polices d'assurances

Délai de conservation : 2 ans à partir de la résiliation de contrat

  • Dossier d'un avocat

Délai de conservation : 5 ans à partir de la fin du mandat

Documents et pièces comptables

  • Livres comptables et registres comptables (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.)
  • Pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.

Délai de conservation : 10 ans

Documents fiscaux

  • Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration
  • Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux, les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises, la valeur ajoutée des entreprises, la taxe sur la valeur ajoutée, etc.
    En cas de non-respect de l'obligation de conservation : Amende de 5 000 €

Délai de conservation : 6ans

10 ans en cas de comportement frauduleux

Documents sociaux

  • Statut de la société

Délai de conservation : 5 ans à partir de la radiation

  • Documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…)

Délai de conservation : 10 ans

  • Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration

Délai de conservation : 3 ans ou 3 derniers exercices

  • Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement.
  • Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.

Délai de conservation : 5 ans à partir de la fin de leur utilisation

  • Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société

Délai de conservation : 5 ans

Documents relatifs à la gestion du personnel

  • Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique)

Délai de conservation : 5 ans

  • Registre unique du personnel

Délai de conservation : 5 ans à partir du départ du salarié

  • Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite

Délai de conservation : 5 ans

  • Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

Délai de conservation : 3 ans

  • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

Délai de conservation : 3 ans

  • Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

Délai de conservation : 1 an

  • Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail
  • Vérification et contrôle du CHSCT (Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail)

Délais de conservation : 5 ans

  • Déclarations d'accidents du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

Délai de conservation : 5 ans

Source : Service Public

fiche outils comptabilité

Première facture : Quelles sont les mentions obligatoires ?

Vous êtes entrepreneur ? Vous venez de vous lancer ? Ça y est vous venez d'obtenir votre premier client ?

Tout d'abord félicitation ! Vous venez de faire une grosse partie du travail. Mais voilà, pour que ce premier client vous paye, vous devez bien lui envoyé une facture. C'est alors que la question fatidique arrive: Mais que dois je écrire pour envoyer une facture en bonne et du forme ?

Voici la liste de toutes les mentions obligatoires d'une facture. Vous trouverez en fin d'article une fiche récapitulative.

1. Informations sur l'entreprise

Nom, adresse, numéro individuel d'identification à la TVA

Si vous êtes en société, vous devez également indiquer le numéro d’immatriculation au RCS (n°SIRET)
suivi de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, forme juridique de la société, montant
du capital social

2. Informations sur le client

Nom, adresse, numéro individuel d'identification à la TVA

En cas d’échange intracommunautaire, indiquer également le numéro d’identification à la TVA de
votre client

3. Date et numéro de Facture

Il est impératif de mettre en place un système de numérotation unique de vos facture

4. Détails des opérations réalisées

  • Si différente de la facture, date de l'opération
  • Nom et quantité du bien ou service
  • Prix unitaire hors TVA
  • Rabais ou ristourne directement relié à l'opération (vente d'un produit ou service)
  • Taux de TVA applicable ou bénéfice d'une exonération
  • Rabais ou ristourne non rattachable à la vente des produits ou services

5. Date de règlement, pénalité et escompte

Préciser la date prévu du règlement, les pénalités en cas de retard de paiement et les conditions de
l'escompte dans le cas de paiement anticipé

Source : Navis.com - © 2021 Editions Francis Lefebvre

Quels sont les frais remboursable d’un dirigeant ?

Vous êtes dirigeant d'entreprise ou entrepreneur ? Vous vous demandez si votre prochain achat pour votre entreprise peut vous être remboursé ? Quels sont les frais que vous pouvez vous faire rembourser ?

Vous trouverez dans notre article tous les frais professionnels qui peuvent vous être remboursé par votre entreprise.

Téléchargez notre fiche récapitulative en fin d'article.

Conditions de l'exonération des frais de remboursement

  • les frais ont été engagés dans l'intérêt de l'entreprise,
  • leur montant est justifié (facture, note de frais…),
  • les frais sont remboursés à l'euro près

Des remboursements calculés de manière imprécise ou globale sont considérés comme forfaitaires etdeviennent donc imposables.

FRAIS REMBOURSABLES

Frais de déplacement

Frais en rapport avec un déplacement professionnel

  • Frais > 15 000€ doit être reporté dans les frais généraux
  • Trajets domicile-travail ne sont pas compris pour les société assujetties à l'IS

Utilisation du véhicule personnel

Pour les dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnels. Voici les options :

  • Frais réels : chaque dépense doit être justifié
  • Indemnités forfaitaires kilométriques ( propriétaire du véhicule ) : Barème deremboursement fourni par l'administration fiscale
  • Indemnités forfaitaires carburant ( locataire du véhicule )
  • Les montants reçus ne sont pas imposables à l'impôt sur le revenu
  • Chaque déplacement doit être justifié : Nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, date, identité des clients rencontrés et/ou objet de la mission

Repas d'affaires et réceptions

Les repas au cours desquels le dirigeant invite les prospects et les clients de l'entreprise dans les locaux de la société, au restaurant ou au domicile.
Ils sont remboursables en totalités, à condition d'avoir été engagés dans l'intérêt de l'entreprise.

Sont exclus les frais de réception à caractère familial, même si des relations professionnelles oudes salariés de l'entreprise figurent parmi les invités

Cadeaux offerts par le dirigeant

Remboursés au dirigeant dans le cas où ils ont été offerts dans l'intérêt de l'entreprise
et relevant d'une gestion normale.

  • En cas d'augmentation trop importante d'une année à l'autre, le dirigeant peut être amené à
    justifier ses achats
  • Montant total > 3000 € au cours d'un exercice, cela doit être déclaré sur le relevé des frais
    généraux

Frais de formation

Remboursables et déductibles d'impôt pour l'entreprise.

  • Formations dispensées par un organisme agrée
  • Des aides à la formation existe telles que les crédits d'impôts

Source : Navis.com - © 2021 Editions Francis Lefebvre